REGLEMENT RENAL IMPACT AWARD 2026

Algemeen

1.1 De Award (‘de Award’) is een jaarlijks door Medice bv., gevestigd en kantoorhoudende te Rijen (‘Medice’), uit te reiken prijs aan een instelling waaraan beroepsbeoefenaren verbonden zijn of een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren (‘de Instelling’) voor vernieuwende initiatieven ten behoeve van de ondersteuning van dialysepatiënten. De Instelling dient een bij de Nederlandse Kamer van Koophandel geregistreerde rechtspersoon te zijn. De Award wordt niet uitgekeerd aan een individueel persoon.

1.2 De Award bestaat uit de verstrekking van een door Medice ter beschikking gesteld geldbedrag via een unrestricted educational Grant aan de Winnaar. Dit betekent dat aan de Award geen enkele voorwaarden worden gesteld, anders dan voorwaarden die te maken hebben met het naleven van wet- en regelgeving en de Gedragscode Geneesmiddelenreclame.

1.3 Medice vervult in het kader van de toekennen van de Award enkel een faciliterende rol, zoals in dit Reglement beschreven, en heeft op geen enkel moment invloed op de selectie van kandidaten of toekenning van de Award.

1.4 Deelnemers aan de Award die een Project inzenden via een volledig ingevuld Deelnameformulier worden geacht op de hoogte te zijn van de voorwaarden en verklaren zich akkoord met dit Reglement.

Het Project

2.1 De Award wordt uitgereikt voor een project dat op een uitzonderlijke wijze bijdraagt aan het welbevinden van de dialyse patiënt (het Project).

2.2 Projecten die in aanmerking komen voor de Award kunnen nieuwe initiatieven zijn op het vlak van verpleging, voorlichting, verzorging, begeleiding of ondersteuning van de dialysepatiënt.

2.3 Er is sprake van een Project dat in aanmerking komt voor de Award indien aan alle volgende criteria is voldaan:

Het project draagt bij aan het welzijn van mensen met niervervangende therapie en verbetert op dit gebied de kwaliteit van de zorg;
Het project is innovatief en heeft bij voorkeur een multidisciplinair karakter;
Het project is eventueel ook inzetbaar in andere zorginstellingen, dan wel inzetbaar bij andere aandoeningen;
Bij de totstandkoming van het project (opzet) en de uitvoering van het project (implementatie) zijn patiënten betrokken;
Het project kan niet gefinancierd worden uit de reguliere middelen (niet geheel of gedeeltelijk gefinancierd door overheid, zorgverzekeraar, subsidiegever of instelling; deelfinanciering is wel toegestaan);
Het project mag geen commercieel doel dienen;
Het project wordt ingezonden ten behoeve van een Instelling;
Een projectvoorstel waar onderzoek een deel van uitmaakt, is toegestaan, mits gedurende het onderzoek wordt bijgedragen aan de zorg voor patiënten in de praktijk. Projecten die niet gedurende de looptijd bijdragen aan de zorg voor patiënten in de praktijk (zoals literatuurstudies en haalbaarheidsstudies) zijn uitgesloten van deelname.

Voorwaarden voor deelname

3.1 Projecten kunnen worden ingezonden door dialyseverpleegkundigen en nefrologen, verpleegkundig specialisten/physician assistans in de nefrologische zorg (‘de Inzender’). Projecten kunnen uitsluitend worden ingezonden met toestemming van de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de Instelling.

3.2 De Inzender verklaart dat de Instelling op de hoogte is van en begrijpt dat de Instelling kan worden aangemerkt als Winnaar en dat de Winnaar en Medice voorafgaand aan de uitreiking van de Award een door Medice opgestelde schriftelijke sponsorovereenkomst zullen aangaan. Hierin worden wederzijdse rechten en verplichtingen van beide partijen vastgelegd evenals andere relevante afspraken over onder meer de besteding van de Award. Tevens staan hierin bepalingen over de verplichte transparantie (op grond van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame en in het bijzonder de gedragsregels openbaarmaking financiële relaties, paragraaf 7.2 van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame) en bepalingen met betrekking tot persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ook zal de Winnaar Medice hierin toestemming geven eventuele verstrekte persoonsgegevens, foto’s en/of bijdragen te gebruiken bij promotionele activiteiten in verband met de Award alsmede in het kader van de bekendmaking van de Winnaar via alle media, waaronder begrepen radio, televisie, social media en internet.

3.3 Alle werknemers van Medice of aan Medice gelieerde (rechts)personen en hun inwonende familieleden, alsmede personen die direct of indirect betrokken zijn bij de organisatie van de Award, zoals de leden van de in art. 5 genoemde Beoordelingscommissie, zijn van deelname aan de Award uitgesloten.

3.4 De Inzender zal minimaal 1 werkweek van tevoren worden geïnformeerd over de datum en tijd van het overleg van de Beoordelingscommissie en zal op dat moment telefonisch beschikbaar zijn of een plaatsvervanger beschikbaar stellen om eventuele inhoudelijke vragen van de Beoordelingscommissie op dat moment nog te beantwoorden.

3.5 Een vertegenwoordiger van de Instelling dient bereid te zijn om persoonlijk bij de uitreiking van de Award aanwezig te zijn.

Wijze van deelname

4.1 Aan de Award kan uitsluitend worden deelgenomen door het digitaal invullen en insturen van een volledig ingevuld Deelnameformulier dat is te vinden op www.renalimpactaward.nl (‘de Inzending’). Alle Inzendingen dienen te worden vergezeld van de volgende gegevens:

Een volledig en correct ingevuld Deelnameformulier voorzien van voldoende informatie om te toetsen of er voldaan wordt aan de vereisten van artikel 2.3 van het Reglement;
Een projectbeschrijving waarin het Project voldoende uitgebreid wordt beschreven, Indien mogelijk voorzien van eventuele project ‘milestones’ en inzichtelijke (en uitgewerkte) financiële onderbouwing d.m.v. een begroting;
In het geval de Award een deelfinanciering van het project betreft, dient ook beargumenteerd te worden welke activiteiten van dit deelbedrag zullen worden gerealiseerd en welke resultaten met het deelproject kunnen worden behaald, ook in geval er uiteindelijk geen financiering voor andere delen van het project wordt gevonden.

4.2 Alleen inzendingen die op uiterlijk 30 september 2026 zijn ontvangen dingen mee naar de Award. Alle Inzenders van een tijdig ingezonden Project ontvangen een ontvangstbevestiging.

4.3 Alleen volledig en correct ingevulde Inzendingen die tevens voldoen aan de voorwaarden van art. 1, 2 en 3 van dit Reglement dingen mee naar de Award.

4.4 Inzendingen van eerdere edities, die hebben gewonnen/niet hebben gewonnen, mogen niet meer meedingen voor andere edities van de Award.

4.5 Medice en door haar ingeschakelde (hulp)personen of derden zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor verloren (gegane), vertraagde, verkeerd geadresseerde, verkeerd bezorgde, beschadigde of niet-afgeleverde Inzendingen, of voor Inzendingen die anderszins niet, of niet tijdig, door Medice zijn ontvangen.

4.6 Inzenders geven Medice toestemming en verklaren dat zij daartoe toestemming hebben van de Instelling om het Project openbaar te maken in het kader van de Award. Openbaarmaking vindt in onderling overleg plaats.

4.7 Deelnemers vrijwaren Medice voor aanspraken van derden wegens inbreuk op rechten van derden zoals intellectuele eigendomsrechten.

Beoordeling

5.1 Alle Inzendingen worden beoordeeld door een deskundige en onafhankelijke beoordelingscommissie (‘de Beoordelingscommissie’). De Beoordelingscommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 deskundige en onafhankelijke leden en is multidisciplinair samengesteld, hetgeen betekent dat wordt gestreefd naar participatie van zowel diverse behandelaren als patiënten. De leden van de Beoordelingscommissie die behandelaar zijn, zijn allen afkomstig van verschillende instellingen.
De leden van de Beoordelingscommissie zullen maximaal 5 edities achtereen plaatsnemen in de Beoordelingscommissies iedere editie zal er tenminste 1 lid van de Beoordelingscommissie wisselen. Bij aftreden dragen de leden van de Beoordelingscommissie zelf hun vervanger voor, met inachtneming van de eisen van dit artikel. De Beoordelingscommissie beoordeelt de voordrachten en benoemt zelf de leden van de Beoordelingscommissie. Wanneer er geen geschikt lid van de Beoordelingscommissie wordt voorgedragen, kunnen de overige leden van de Beoordelingscommissie een lid voordragen, of een verzoek om ondersteuning vragen aan Medice.

5.2 De Beoordelingscommissie bestaat voor de editie van 2026 uit:

Jeroen Slebe, Elyse Klinieken
Anita de Vette, OLVG
Jacqueline van der Vuurst, V&VN
Vertegenwoordiger patiëntenorganisatie

5.3 De Beoordelingscommissie selecteert en benoemt samen de voorzitter van de Beoordelingscommissie, die tot taak heeft het proces te bewaken en besluiten te communiceren.

5.4 Medice maakt de Award financieel mogelijk en ziet erop toe dat de toekenning en uitreiking hiervan in overeenstemming is met de Gedragscode Geneesmiddelenreclame. Medice heeft zelf geen inhoudelijke invloed of inspraak op de toekenning van de Award. Medice verzorgt uitsluitend de secretariële coördinatie van het proces van verzamelen en beoordelen van de Inzendingen op de vereisten voor sponsorbaarheid en vervult daarbij de rol van de Secretaris. Medice kan de functie van Secretaris geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan een derde partij, die ook geen inhoudelijke invloed of inspraak zal hebben en geen herleidbare link heeft met mogelijke Inzenders.

5.5 In geval een Inzending wordt ingestuurd namens een Instelling waaraan een lid van de Beoordelingscommissie part time of full time verbonden is, dan onthoudt dit lid van de Beoordelingscommissie zich van de beoordeling van deze Inzending. Hij of zij mag wel met gelijke stem als de andere leden van de Beoordelingscommissie bepalen of een Inzending geldig is. Daarnaast mag dit lid van de Beoordelingscommissie wel deelnemen aan inhoudelijke discussies voorafgaand aan de stemronde.

5.6 Het proces van beoordeling verloopt als volgt:

Inzendingen komen binnen via het formulier op www.renalimpactaward.nl;
Secretaris stuurt Inzenders ontvangstbevestiging;
Secretaris controleert de Inzendingen op volledigheid en in algemene zin op de vereisten voor sponsorbaarheid;
Secretaris biedt de Inzendingen aan de Beoordelingscommissie aan. De namen van de Inzenders worden achterwege gelaten. Wel wordt de Instelling waar de Inzenders werkzaam zijn en eventuele functies van betrokkenen bekend gemaakt aan de Beoordelingscommissie indien dit inhoudelijk relevant is voor de beoordeling van de kwaliteit en haalbaarheid van het project;
Beoordelingscommissie beoordeelt de Inzendingen en formuleert eventuele aanvullende vragen, wanneer de Beoordelingscommissie op basis van de gegevens op het Deelnameformulier niet kan beoordelen of het Project voldoet aan de gestelde eisen;
Secretaris geeft Inzender terugkoppeling van aanvullende vragen;
Inzender levert binnen afgesproken termijn aanvullende informatie;
Secretaris biedt de inzendingen opnieuw aan de Beoordelingscommissie aan;
Beoordelingscommissie beoordeelt de Inzendingen opnieuw. Als deze geldig zijn, krijgen zij een Nominatie;
Inzenders krijgen bericht van de Secretaris of zij genomineerd zijn of niet;
Overleg tussen de Beoordelingscommissie en de genomineerde Inzenders wordt ingepland;
Secretaris biedt de leden van de Beoordelingscommissie de Nominaties en beoordelingsformulieren aan;
Leden van de Beoordelingscommissie beoordelen individueel de Nominaties, deze beoordeling is niet anoniem;
Overleg van de Beoordelingscommissie: discussie beoordelingen, eventueel telefonisch contact met Inzenders voor aanvullende informatie (hiertoe ontvangen zij naam en telefoonnummer Inzender), officiële anonieme stemronde, selectie voorwaardelijke winnaar, nummer 2, nummer 3 en opstellen rapport Beoordelingscommissie;
Secretaris laat juridische controle (‘CGR-toets’) uitvoeren voor voorwaardelijke winnaar
Secretaris informeert Beoordelingscommissie over uitkomst juridische controle;
Beoordelingscommissie benoemt definitieve winnaar of herhaalt de CGR-toets met de nummer 2;
Secretaris informeert namens de Beoordelingscommissie de Winnaar.

5.7 Iedere Inzender hoort alleen of zijn of haar Inzending genomineerd is of niet. De Nominaties worden niet openbaar gemaakt. De inhoudelijke beoordeling wordt door de Beoordelingscommissie uitgevoerd op basis van de 8 voorwaarden (zie onder art. 2.3) en aanvullende beoordelingscriteria waarbij een 10-puntsschaal wordt gehanteerd. Deze aanvullende beoordelingscriteria zijn als volgt:

De mate van innovativiteit van het Project
In hoeverre het Project bijdraagt aan de kwaliteit van de zorg;
De praktische uitvoerbaarheid van het Project;
In hoeverre het Project op te schalen is naar andere instellingen;
De verhouding tussen de investering die de patiënt moet doen en de verbetering in het welzijn dat het Project voor de patiënt oplevert;
Algemene score van dit Project (Beoordelingscommissie oordeel)

Deze beoordelingen gelden als leidraad voor het inhoudelijk bespreken van de Nominaties in het officiële overleg van de Beoordelingscommissie. In geval de Beoordelingscommissie in de discussie nog vragen heeft, kan de Beoordelingscommissie tijdens het overleg van de Beoordelingscommissie telefonisch contact opnemen met de Inzender voor nadere informatie. De Beoordelingscommissie stemt vervolgens anoniem, waarbij zoveel punten kunnen worden toegekend als er Nominaties zijn (bv. bij drie Nominaties geeft een lid van de Beoordelingscommissie het Project van zijn eerste keus drie punten, het Project van zijn laatste keus 1 punt). Wanneer een lid van de Beoordelingscommissie niet op een Project mag stemmen vanwege zijn verbondenheid aan de betreffende Instelling, zal het gewogen gemiddelde van de punten worden vergeleken. De Winnaar is het Project met de meeste punten. Wanneer 2 Projecten gelijk eindigen, kan de Beoordelingscommissie besluiten om de prijs te verdelen over 2 Nominaties, dan wel op basis van de volgende twee zwaarwegende criteria de Winnaar aan te wijzen:

Hoe is de verhouding tussen de investering die de patiënt moet doen en de verbetering in het welzijn dat het project voor de patiënt oplevert?
In hoeverre is het project ook inzetbaar in andere zorginstellingen, dan wel inzetbaar bij andere aandoeningen?

5.8 De Winnaar van de Award krijgt persoonlijk bericht en ontvangt nadere informatie over de datum en de locatie van de bekendmaking van de Winnaar van de Award.

De Award

6.1 De Award vertegenwoordigt een waarde van maximaal € 10.000, – (zegge: tienduizend euro) exclusief BTW welk bedrag via een in art. 1.2 omschreven unrestricted educational Grant wordt toegekend aan de Winnaar(s). Indien de kosten van het winnende Project lager zijn dan de aan de Award verbonden geldprijs worden enkel (en dus maximaal) de begrote kosten van het Project vergoed en bedraagt de Award dus een lagere waarde, ter sponsoring van het Project van de Winnaar.

6.2 Bij een gelijk aantal toegekende punten aan een Project behoudt de Beoordelingscommissie zich het recht voor om meerdere winnaars van de Award aan te wijzen. De Beoordelingscommissie mag dan de geldprijs van maximaal € 10.000, – naar eigen inzicht met inachtneming van de in art. 5.8 vermelde zwaarwegende criteria en in overeenstemming met de ingediende begroting, verdelen over de winnende Inzendingen.

6.3 De Award wordt toegekend aan de Winnaar, is niet overdraagbaar of inwisselbaar en dient volledig aan het Project te worden besteed. Voorwaarde voor verkrijging van de Award is dat de Winnaar jegens Medice financiële verantwoording aflegt over de uiteindelijke besteding van het geldbedrag.

6.4 Bij weigering of niet aanvaarding van de Award of de aan de Award verbonden voorwaarden, zal de Award niet worden uitgekeerd. In dat geval is de Beoordelingscommissie gerechtigd een andere Winnaar te kiezen of om te besluiten dat er in dat jaar geen Winnaar wordt aangewezen.

6.5 De uitbetaling van de geldprijs geschiedt na ondertekening van een sponsorovereenkomst tussen de Winnaar en Medice. Voor de uitbetaling van de geldprijs wordt, naast de ondertekende sponsorovereenkomst, ook het volgende verwacht van de Winnaar:

Een sponsorbrief waarin het doel en de inzet van het prijsgeld wordt toegelicht.

Een bijbehorende begroting waarin de besteding van het prijsgeld inzichtelijk wordt gemaakt.

Een factuur van de Winnaar aan Medice voor het volledige bedrag van het prijsgeld. De uitbetaling vindt uitsluitend plaats op basis van deze factuur.

Privacy en geheimhouding

7.1 Medice verwerkt in het kader van de uitvoering van de Award persoonsgegevens van de Inzender, namelijk zijn/haar naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie/beroep. Door het inzenden van een Inzending ontstaat tussen Medice en Inzender een overeenkomst, namelijk dit Reglement. Medice verwerkt de persoonsgegevens van Inzender om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst. Medice zal de persoonsgegevens niet verstrekken aan derden anders dan de Beoordelingscommissie en de Secretaris wanneer de functie van Secretaris niet door Medice wordt bekleed. Medice zal de persoonsgegevens, die deel uitmaken van haar bedrijfsadministratie, niet langer dan noodzakelijk en in ieder geval niet langer dan zeven jaar bewaren.

7.2 Inzenders hebben te allen tijde het recht hun persoonsgegevens in te zien en Medice te verzoeken deze zo nodig te rectificeren, wissen, de verwerking te beperken of de verwerking bezwaar te maken. Ook heeft de Inzender het recht zijn gegevens in gestructureerde vorm te verkrijgen om deze aan een derde over te dragen (‘dataportabiliteit’). Hieronder vindt u de contactgegevens van Medice die u hiervoor kunt gebruiken:

Medice bv
info@medice.nl

Als de Inzender een klacht heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij deze klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Het verstrekken van de gevraagde persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om mee te dingen naar de Award.

7.3 Inzendingen worden voor een periode van 3 jaar bewaard en daarna vernietigd. (Delen van) de inhoud van de Inzendingen worden niet zonder toestemming van de Inzender gedeeld binnen of buiten Medice. Alleen medewerkers van Medice die taken uitvoeren ten aanzien van de organisatie van de Award en/of de Secretaris hebben toegang tot deze documenten.

7.4 Leden van de Beoordelingscommissie en de voorzitter van de Beoordelingscommissie behandelen de Inzendingen, nominaties en uiteindelijke Winnaar van de Award vertrouwelijk en zullen de Inzenders en de Projecten niet bespreken of (persoons)gegevens van betrokkenen daarbij delen buiten de context van (het overleg van) de Beoordelingscommissie.

Overig

8.1 Inzenders noch Instellingen kunnen rechten ontlenen aan en/of een vergoeding krijgen voor deelname aan de Award anders dan uitdrukkelijk omschreven in dit Reglement.

8.2 Medice behoudt zich het recht voor om een ingezonden Project te diskwalificeren indien de Inzender of Instelling niet aan dit Reglement voldoet of zich anderszins op oneigenlijke wijze toegang verschaft tot of deelneemt aan de Award.

8.3 In geval er 2 of minder Nominaties voortkomen uit Inzendingen, zal de uitreiking van de Award niet plaatsvinden. Inzenders worden hierover geïnformeerd.

8.4 Druk-, spel- of andere soortgelijke fouten kunnen niet worden ingeroepen als grond voor bijkomende verplichtingen voor Medice.

8.5 In alle gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, beslist de directie van Medice na overleg met de Beoordelingscommissie.

8.6 Medice is gerechtigd naar eigen inzicht dit Reglement alsmede zijn specifieke voorwaarden gedurende de looptijd van de Award in overleg met en na akkoord van de Beoordelingscommissie te wijzigen of aan te passen, dan wel zonder opgave van reden de Award te staken, te wijzigen of aan te passen vanwege haar moverende redenen, zonder dat Medice daardoor op enigerlei wijze tot vergoeding van schade is gehouden jegens de Inzender. Wijziging of aanpassing van de procedure, zal door Medice op passende wijze publiekelijk (bijvoorbeeld via haar website) bekend worden gemaakt. Inzender noch Instelling kan vanwege een wijziging enige aanspraak jegens Medice doen gelden.